La importancia de la confidencialidad en el lugar de trabajo

A la hora de dirigir una empresa ten en cuenta que existe información sensible y confidencial: la información de los trabajadores, la información de los productos, bienes o servicios (con sus correspondientes planes) y los datos de los clientes. De ahí,  la importancia de la confidencialidad en el lugar de trabajo.

Para evitar que los trabajadores compartan información confidencial durante su estancia en la empresa o una vez terminado su contrato, es primordial que el personal reciba formación en la materia para saber qué pueden y no compartir. Lo mejor es añadir una cláusula de confidencialidad en el contrato de trabajo para que quede todo por escrito y se pueda acudir a ella en caso de dudas o problemas.

Desde Hiscox queremos explicarte por qué tienes que tener en cuenta la importancia de la confidencialidad en el lugar de trabajo y, para ello, hemos redactado este artículo que esperamos que te sea de gran ayuda. ¡Sigue leyendo!

¿Por qué es importante mantener la confidencialidad en el lugar de trabajo?

En un día, un empleado trabaja con una gran cantidad de datos e información de uno o varios clientes y de la propia empresa. Si no hay un acuerdo de confidencialidad o unas normas, puede darse el caso de que se produzca una violación de datos, sea esta de forma consciente o insconsciente.

¿Qué hacer para evitar la violación de información en el lugar de trabajo?

Por poner un ejemplo, en 2013, Yahoo fue víctima de una de las mayores vulneraciones de datos de la historia. Esto sucedió porque dos grupos de hackers consiguieron robar información personal de 3.000 millones de usuarios.

Para evitar esto, hay formas de proteger la información y los datos. Es un gran desafío, sí, pero a la larga es la mejor toma de decisión. Para empezar a proteger la información una idea es cifrar archivos y bases de datos con contraseñas y limitando su acceso a un número reducido. Cuanta menos gente pueda acceder, menor será el riesgo.

También sucede que muchas veces los trabajadores pueden dar información importante en una conversación simple sin ninguna intención y, aunque parece que es de sentido común no compartir documentos empresariales y privados con terceros, la verdad es que se hace de forma inconsciente. Por ejemplo, en conversaciones informales con familiares y amigos o en las redes sociales. Para prevenir esto, es recomendable que se impartan charlas sobre concienciación de seguridad y confidencialidad de la empresa donde se informe de que cuanto menos se comparta de tu vida laboral, mejor.

Todo trabajador es un riesgo para la empresa, así que otra opción es la de agregar un acuerdo de confidencialidad en el contrato (cláusula de confidencialidad) donde se explique todo de forma detallada.

Cláusula de confidencialidad

La mejor forma para que los trabajadores no compartan los datos ni secretos de la empresa, es que en el contrato laboral haya un apartado de cláusula de confidencialidad.

La cláusula deja una constatación por escrito de que el empleado debe mantener el secreto de la información y esta se puede mantener durante la relación laboral o extenderse aunque el contrato de trabajo haya caducado.

Y, ¿qué información se incluye en la cláusula de confidencialidad? Normalmente, datos de clientes, datos de la empresa y de otros trabajadores, información sobre procedimientos, proyectos a desarrollar, etc.

Otra de las cosas que no se suelen tomar en serio, es la obligación del trabajador de custodiar los programas con los que trabaja, es decir, no utilizar los programas para realizar otras funciones que no tienen nada que ver con su ámbito laboral. En caso de que eso ocurriese y fuera pillado, podría recibir una sanción.

¿Cuáles son las consecuencias de una violación de la confidencialidad?

La confidencialidad consiste en un marco de procedimientos y políticas en el lugar de trabajo que está planificado para salvaguardar la información confidencial y comprometida con la que se trabaja. Dependiendo de los datos con los que se trabajen, hay ciertas leyes que indican cómo actuar frente a ellos.

Para evitar posibles robos o accesos no autorizados, muchos sitios cuentan con códigos de verificación e identificaciones del personal de la empresa.

En caso de una violación de la confidencialidad tanto de manera intencionada como por un descuido, las consecuencias pueden ser graves.

Al empleado se le puede despedir y, si su acción es muy grave, ponerle una demanda civil.

A la empresa una violación le puede llevar a pagos por compensación o acciones legales. Y, en caso de que se hiciera público lo ocurrido, le afectaría a su imagen y reputación, así como a la relación con los clientes actuales y potenciales.

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

La información de terceros se encuentra protegida en el RGDP, por lo que toda empresa que use datos personales está comprometida a tratar esta información dentro del marco legal, con transparencia y seguridad. En caso de incumplimiento, habrá multas y acciones legales.

Ninguna empresa está libre de sufrir una violación de confidencialidad y contar con un seguro de responsabilidad civil profesional y un ciberseguro ayudarán a reducir el impacto negativo en tu negocio, ofreciéndote la tranquilidad de permanecer cubierto.

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